Steeds meer communicatie tussen organisaties en medewerkers onderling verloopt via e-mail verkeer.

 

Tijdens een project worden veel e-mail berichten uitgewisseld. Deze berichten komen over het algemeen in de persoonlijke mailbox van de betrokken personen. Nadat een project is ontbonden verdwijnt deze informatie vaak. Echte problemen ontstaan op het moment dat er bijvoorbeeld informatie nodig is, bijvoorbeeld rond de acceptatie van een project, waarbij de relevante informatie op dat moment niet beschikbaar is doordat de betrokken medewerker op vakantie of ziek is. Als medewerkers uw organisatie verlaten is het maar de vraag of deze zijn e-mail berichten goed heeft overdragen. Kennis kan zo dus makkelijk verloren gaan. Er ontstaat daardoor vaak de behoefte deze informatiestroom op een centraal niveau te kunnen archiveren en snel en efficiënt terug te kunnen vinden.

 

OpenIMS - EMS kan hiervoor worden ingezet.

 

Het principe is erg eenvoudig. Elke (relevante) e-mail wordt tevens naar het archief gestuurd waar OpenIMS EMS deze indexeert, inclusief de attachments zoals bijvoorbeeld Microsoft Office of Adobe PDF documenten. Hierna is het volledige bericht doorzoekbaar via de OpenIMS full-tekst zoekmachine.

 

 

In het bovenstaande voorbeeld wordt het e-mail archiveringsadres opgenomen in het Cc veld. Nadat het bericht is verzonden zal het ter archivering worden aangeboden bij OpenIMS EMS. Het bericht komt in het archief en is direct doorzoekbaar; ook de attachments in het bericht.

 

Zoeken

Om gemakkelijk de weg te vinden binnen de veelal enorme bron van informatie kan een goede zoekmachine uitkomst bieden.

Een dergelijke faciliteit moet simpel en snel zijn. Nagenoeg iedereen kent het succes van de internet zoekmachine Google, deze beschikt over een simpele maar doeltreffende interface.

 

 

De zoekfunctie binnen OpenIMS kan worden ingezet om alle informatie binnen het E-mail Management Systeem te doorzoeken. De zoekmachine van OpenIMS beschikt over vergelijkbare faciliteiten als die van de populaire zoekmachine Google, maar dan binnen de OpenIMS omgeving.

Gevonden zoektermen kunnen bijvoorbeeld in een andere kleur worden gemarkeerd. Het is ook mogelijk wegingsfactoren mee te gegeven.

 

De resultaten van de zoekactie worden inclusief een dynamische samenvatting weergegeven. Een gebruiker kan het gearchiveerde e-mail bericht openen door op een hyperlink naar de gevonden e-mails te klikken.

Het e-mail bericht zal vervolgens inclusief opmaak en bijbehorende attachments door de lokale e-mail cliënt worden geopend. Vanaf dat moment is het e-mail bericht te behandelen als een gewone e-mail en zijn alle e-mail faciliteiten vanaf de cliënt zoals reply, forward en dergelijke beschikbaar.