Als een organisatie vele documenten bezit en deze op een
gestructureerde manier gebruiken is het inzetten van workflow (werkstroom) processen
vrijwel onontbeerlijk.
Met behulp van de workflow profieldesigner (onderdeel van
OpenIMS – DMS) is een organisatie in staat om de document/formulier werkstroom
processen te beheren. Met dit gereedschap geeft u aan welke stadia (stappen)
een document kan doorlopen. Het aanleggen van een workflow profiel is
eenvoudig; u hoeft er niet voor te kunnen programmeren. De workflow profieldesigner
is te benaderen met behulp van een webbrowser.
Een workflowprofiel bevat een aantal belangrijke kenmerken,
zoals:
·
Toekennen en beheren gebruikersrechten (taken en
rollen).
·
Toekennen van een workflowprofiel aan een
document.
·
Veranderen van een workflow profiel.
Ondersteuning
workflow middels autorisatie
Iedere gebruiker van het OpenIMS - DMS moet geautoriseerd
zijn voordat deze enige toegang krijgt tot documenten. Afhankelijk van zijn/haar
rechten kan een gebruiker bepaalde handelingen wel of niet uitvoeren.
De workflow werkt op basis van de status van een document. Bijvoorbeeld
wijzigen, goedkeuren of publiceren. Er zijn vele mogelijkheden, zoals:
·
Wie de status van een document mag wijzigen
(gebruikersgroepen).
·
Keuze mogelijkheden als bijvoorbeeld publiceren
of afkeuren van een document (vrij in te vullen).
·
Per keuze aangegeven naar welke status het
document promoveert of degradeert.
·
Middels de workflow profieldesigner seriële, parallelle
als conditionele workflowprofielen opzetten.
In onderstaande afbeelding beschikt een document over de
status “Ter controle” met de keuze mogelijkheden “Afkeuren” en “Publiceren”.
Als de gebruiker voor “Afkeuren” kiest wordt het document in de status
“Afgekeurd” geplaatst. Tijdens het plaatsen (uploaden) of aanleggen van nieuwe
documenten wordt er een workflowprofiel aan een document toegekend. Vanaf dat
moment zal het document via het workflowprofiel moeten worden afgehandeld.
