Naar schatting zo’n 80% van de totale informatie binnen een organisatie ligt vast in – papieren of elektronische - documenten. Veel van deze documenten, zoals inkoopfacturen, ontvangstbonnen, klant correspondentie etc. zijn van kritisch belang voor het functioneren van de operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten gaat echter vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen elke organisatie niet gemist kan worden. Met een Document Management Systeem (DMS) wordt het beheer van documenten geautomatiseerd en kan raadplegen en routeren veel efficiënter en sneller plaatsvinden.

Een DMS is een softwarematige oplossing het beheren van de creatie, vastlegging, distributie, raadpleging en archivering van elektronische documenten, zoals MS-Office bestanden, maar ook ingescande formulieren, afbeeldingen en dergelijke. Tot de functies van een DMS behoort ook de controle over het wijzigingsproces (versiebeheer) van documenten – zoals bij tekst documenten, spread-sheets en degelijke met mogelijkheden als check-out, check-in en revisie controle. Een DMS bevat een ‘document repository’ voor de fysieke opslag van documenten of verwijzingen naar de locatie van de ‘hard copies’ van documenten die niet elektronisch beschikbaar zijn. De database van het DMS bevat de gegevens (ook wel meta gegevens genoemd) die nodig zijn om documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen.

De belangrijkste voordelen van een DMS zijn:

Verbeterde efficiency

Stroomlijnen van processen:

·         Doordat documenten elektronisch beschikbaar zijn is het tijdrovende en inefficiënte printen, kopiëren en verzenden van papieren documenten niet meer nodig.

·         Door Workflow ondersteuning kunnen taken geautomatiseerd worden, zoals het routeren van documenten naar de juiste medewerker(s) ten bate van verdere verwerking of controle.

Snelle toegang tot informatie:

·         Snel en makkelijk opzoeken en direct raadplegen van documenten via het bedrijfsnetwerk; 24uur per dag.

·         Via het internet zijn documenten vanaf elke locatie toegankelijk te maken, voor eigen medewerkers, contractors, leveranciers etc.

·         Altijd de juiste (laatste recente) versie van een document beschikbaar.

·         Snelle toegang tot informatie betekent snelle oplossingen voor ongeplande problemen.

Sneller en makkelijker beheren van informatie:

·         Documenten kunnen bijvoorbeeld per project worden gegroepeerd, ongeacht de fysieke locatie waar de documenten zich bevinden.

·         Reductie van de tijd om werkmappen met documenten ten bate van een specifieke taak samen te stellen.

·         Snellere en gecontroleerde document wijzigingsprocessen (check out, check in, revisie controle).

Reductie van kosten

·         Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk.

·         Besparing op arbeid en opslagkosten ten opzichte van een handmatig systeem.

·         Besparingen m.b.t. opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten.

Betere samenwerking

·         Een DMS maakt het delen van informatie en kennis tussen alle betrokken partijen mogelijk. Hierdoor kan beter samengewerkt worden en kunnen projecten sneller en kwalitatief beter uitgevoerd worden.

·         Wijzigingen van documenten zijn snel beschikbaar voor alle betrokkenen.

·         Document wijzigingen worden gecontroleerd doorgevoerd; gebruikers kunnen altijd zien wat de status van een document is.

Verbeterde kwaliteit

·         Het DMS zorgt voor een zorgvuldige opslag en registratie van documenten die in het kader van kwaliteitsprocessen bewaard moeten worden.

·         Middels een ‘audit trail’ is het altijd na te gaan wie wat wanneer heeft gedaan met betrekking tot een document.

·         Het DMS zorgt ervoor dat altijd de juiste versie van een document wordt gewijzigd en pas na goedkeuring beschikbaar (publicatie) komt voor raadpleging.

·         De juiste informatie is beschikbaar op het juiste moment op de juiste plaats voor de juiste persoon. Hierdoor worden fouten en vertragingen in de uitvoering van het werk voorkomen.

OpenIMS Document Management Server - is zo’n softwarematige oplossing die bovenstaande voordelen kan leveren.