Documenten spelen een belangrijke rol in administratieve bedrijfsprocessen. Tijdens de procesgang worden allerlei documenten gecreëerd, opgeslagen, geraadpleegd en aangepast. Een goede organisatie van de documentaire informatievoorziening waarborgt de kwaliteit en beschikbaarheid van informatie en is daarmee van primair belang voor de gehele bedrijfsvoering.

 

Om deze bedrijfsvoering goed te ondersteunen is er een Integraal Document Management (IDM) systeem nodig. Een dergelijk systeem beschikt over voorzieningen voor:

·         Postregistratie.

·         Factuur management.

·         Document management.

·         Sjabloon management.

·         Workflow management.

·         Record management.

 

OpenIMS kan al deze voorzieningen invullen.

De betekenis van internet en ‘e-processen’
Steeds vaker vinden processen, en daarmee documenten, hun aanvang in een Internet/Intranet omgeving. Processen worden zo "e-processen" en documenten worden elektronische documenten. De back-office moet zijn ingericht om de instroom via het elektronische portaal op de juiste wijze af te handelen. Om dergelijke processen goed te begeleiden kan OpenIMS een belangrijke bijdrage leveren.

Een praktische toepassing van het virtuele kantoorconcept
Elektronische beschikbaarheid, bijvoorbeeld via Internet, zorgt er voor dat documenten die in een traditionele omgeving slechts door één persoon tegelijkertijd geraadpleegd kunnen worden, nu door meerdere personen tegelijkertijd geraadpleegd kunnen worden ongeacht tijd en plaats. OpenIMS - Document Management Server kan hierbij een concrete toepassing zijn voor het "virtuele kantoor concept".

Documentaire informatie voorziening

Het vakgebied van de documentaire informatievoorziening (DIV) is continue in beweging. Een documentaire informatie analist zorgt voor het stroomlijnen van de informatie binnen een organisatie. Denk hierbij aan het registeren van documenten, het toekennen metagegevens aan documenten, en het invoeren van workflow profielen. Met OpenIMS - DMS beschikt een DIV-medewerker over de best denkbare middelen om de documentstromen binnen een organisatie in goede banen te leiden.