Om de dagelijkse stroom aan binnenkomende facturen te stroomlijnen kan een Document Management systeem uitkomst bieden. Inkomende facturen worden als eerste gescand en van de juiste meta informatie voorzien. Denk aan leveranciergegevens, factuurnummer, (totaal) bedragen, vervaldatum en dergelijke.

Hierna kan een factuur, bij voorkeur in de vorm van PDF, worden doorgestuurd naar de (budget)verantwoordelijke(n) voor controle en eventuele aanvulling van de meta informatie met bijvoorbeeld een budget- of projectnummer waarbij de factuur tevens in het bijbehorende (project)dossier kan worden gearchiveerd. Hierna kan deze voor een laatste controle en toetsing aan de financiële administratie beschikbaar worden gesteld waarna deze op een bepaalde datum betaalbaar kan worden gesteld.

 

Dit alles kan binnen één of meerdere werkstromen worden gerealiseerd waarbij er per processtap rapélering en notificatie kan worden ingesteld. Daardoor is altijd direct duidelijk waar en in welke status een factuur zich bevind. Omdat alle handelingen met een factuur door het systeem worden gelogd is ook altijd duidelijk wie wanneer welke handeling met de factuur heeft uitgevoerd.