OpenIMS – Document Management Server (DMS) – bestaat uit een aantal standaard modules en vele optionele modules die naar gelang de wensen van een organisatie kunnen worden ingezet. Deze optionele lijst is nooit compleet maar wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe functionaliteit.

 

OpenIMS is te positioneren als een integraal onderdeel van uw infrastructuur. Wat voorheen de fileserver was is nu OpenIMS - DMS.

 

In een overzicht ziet dit er als volgt uit:

 

Standaard modules (Corporate Edition)

 

·         Document beheer. Met behulp van deze module beschikt u over uitgebreide mogelijkheden om allerlei bestanden zoals documenten aan te leveren en te bewerken. Alle Microsoft Office producten,  Adobe Illustrator, Photoshop, Pagemaker, Acrobat, Autodesk Autocad,  Corel WordPerfect, Draw, Paradox,  Labview,  Lotus 123,  Macromedia Director, Flash en vele andere worden standaard ondersteund. De document beheeromgeving stelt u in staat om via uw webbrowser locatie onafhankelijk aan uw documenten te werken. Hierbij zijn zaken als versie beheer, workflow en beveiliging integraal onderdeel van de oplossing. Het scannen en omzetten middels OCR van documenten en die te verwerken in OpenIMS kan onder andere met OmniPage; een oplossing die door vele scanapparatuur wordt ondersteund.

·         Directory beheer. Met deze module kunt u de directoires op de Open Document Server onderhouden en inrichten. U kunt de structuur, gebruikersgroepen en rechten hierop vastleggen.

·         Gebruikers en groepen. Met deze module kunt u alle functionele gebruikers groepen en onderliggende gebruikers beheren. Een gebruikersgroep beschikt over bepaalde rechten binnen het OpenIMS systeem. Onder rechten verstaan we bijvoorbeeld: publiceren, bewerken, toevoegen en dergelijke.

·         Zoeken. Deze module kan worden ingezet om alle informatie binnen het Document Management Systeem te doorzoeken. De zoekmachine van OpenIMS beschikt over vergelijkbare faciliteiten zoals die van de populaire zoekmachine Google, maar dan binnen de OpenIMS omgeving, in dit geval specifiek het DMS met ‘Full Tekst Search’. Gevonden zoektermen kunnen bijvoorbeeld in een andere kleur worden gemarkeerd binnen de resultaten, zie als voorbeeld de zoekfunctie binnen deze website die op deze wijze (met de Zoekmodule van OpenIMS) wordt aangeboden. Het is ook mogelijk wegingsfactoren mee te gegeven en ook metagegevens die aan een documenten zijn toegekend kunnen worden doorzocht en meewegen in het resultaat.

 

Optionele modules (Enterprise Edition)

 

·         Uitgebreide beveiliging. Met deze module worden alle sessies (lees: verbindingen) die uw gebruikers met OpenIMS hebben maximaal beveiligd. Zo worden bijvoorbeeld alle wachtwoorden versleuteld (MD5 cryto hash) opgeslagen. Daarnaast kan OpenIMS samenwerken met beveiligingstechnologieën als SSL of VPN waardoor een sessie optimaal kan worden beveiligd.

·         Template beheer. Met deze module beschikt u over de mogelijkheid kant en klare documenten klaar te zetten voor gebruik. U kunt hierbij denken aan Microsoft Word documenten voor het maken van een product/proces beschrijving volgens een bepaald stramien, maar het kan natuurlijk ook een Microsoft Project bestand zijn wat u als template voor uw project kan inzetten. Uiteindelijk kunt u aan uw organisatie ieder willekeurig bestandsformaat als template voor uw gebruikers aanbieden. Hierdoor komt u professioneler over in uw communicatie met uw klanten doordat bijvoorbeeld alle documenten in dezelfde huisstijl worden uitgeleverd.

·         Audit trail (historie). Met deze functie kan precies de ontstaansgeschiedenis van een document worden weergegeven. Wie heeft het aangemaakt. Wie heeft het gewijzigd. Wat is er gewijzigd. Wanneer is dit gebeurd. Wie heeft wanneer welke beslissingen genomen (workflow).

·         Meervoudig redactiemodel (workflow). Naarmate er meerdere redacteuren komen wilt u de mogelijkheid hebben om de werkzaamheden van de diverse redacteuren te kunnen scheiden. Zo mag de afdeling HRM/PZ bijvoorbeeld alleen nog maar vacatures plaatsen en de afdeling communicatie alleen de persberichten. Daarnaast kunt u ook gaan werken met zogenaamde workflow profielen die per afdeling of bedrijfsonderdeel anders ingericht kunnen worden. Binnen een workflow profiel wordt vastgelegd op welke wijze een document door de organisatie moet gaan voordat het gepubliceerd kan worden.

·         Development. Met deze module kunnen ontwikkelaars het DMS voorzien van aanpassingen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om afwijkende vormgeving (skins), koppelingen of wizards.