Bij veel organisaties is kwaliteitsmanagement een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Er zijn diverse instanties (overheden, cliënten, opdrachtgevers) die dit van uw organisatie eisen. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld ISO, HKZ, INK, Loyds of VCA certificeringtrajecten.

Het gaat daarbij vaak om grote hoeveelheden documenten zoals kwaliteits- (zorg) handboeken, werkinstructies, templates t.b.v. brieven, werkformulieren, modules en protocollen. Om het kwaliteitsmanagement te verbeteren wordt regelmatig gezocht naar een softwarematige oplossing die het maken en beheren van dit type documenten kan vereenvoudigen en verbeteren. Medewerkers kunnen binnen OpenIMS DMS werken aan de verschillende documenten waardoor één plek ontstaat waar alle documenten worden onderhouden en beheerd middels een vastgesteld autorisatie model. Vanuit deze omgeving kunnen de documenten bijvoorbeeld op een intranet worden gepubliceerd.

 

Microsoft Word naar HTML of PDF

In de praktijk zullen uw kwaliteitsdocumenten veelal worden geschreven in Microsoft Word of een andere tekstverwerker, OpenIMS beschikt over faciliteiten om Microsoft Word documenten te publiceren als native Word, als een HTML website (als onderdeel van bijvoorbeeld uw Intranet) of als een PDF document. Ook combinaties zijn mogelijk. Het is een integraal onderdeel van OpenIMS DMS en medewerkers kunnen met een “druk op de knop” een document vanuit het Document Management product (DMS) op het intranet in de door hen gewenste vorm publiceren. Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld.

 

 

Het voordeel van een op het Intranet gepubliceerde versie van een document in HTML is dat gebruikers niet het volledige document hoeven te doorzoeken maar eenvoudige door het document kunnen navigeren en alleen de voor hen relevante passages hoeven lezen. Volledig full-text doorzoeken, versiebeheer en audit trail, autorisaties en dergelijke blijven vanzelfsprekend door het gebruik van het DMS gewaarborgd. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen de documenten ter download beschikbaar te stellen als het originele Microsoft Word document, bijvoorbeeld op het moment dat medewerkers via een webpagina sjablonen of standaard formulieren in Microsoft Word moeten kunnen ophalen en gebruiken. Voor de PDF versie geldt echter dat men de inhoud niet meer kan aanpassen.

 

Integratie

Door de steeds verdergaande integratie van de daarbij voorkomende informatiestromen en documenten die via verschillende informatiesystemen binnen de organisatie ontsloten moeten worden, is het legitiem te spreken van Enterprise Content Management (ECM). De meeste organisaties onderscheiden hierin een variëteit aan ongestructureerde data of content als bijvoorbeeld web pagina’s (internet en intranet), documenten, kaarten, spreadsheets en multimedia bestanden (video, audio). In huidige situaties wordt deze content meestal nog apart beheerd en ontsloten via, separaat van elkaar opererende systemen.

 

In plaats van deze applicaties separaat van elkaar content te laten ontsluiten is een trend waarneembaar van een steeds verdergaande integrale aanpak in het organiseren, creëren, beheren en ontsluiten van documenten, web content en multimedia bestanden. De ontwikkeling van het webbased OpenIMS^® platform is gebaseerd op deze visie.