Functioneel

Documenttype onafhankelijk

OpenIMS Document Management Server kan nagenoeg alle soorten bestandsformaten verwerken en die via een webbrowser benaderbaar maken. Hierbij valt te denken aan:

• Alle Microsoft formaten (Word, Excel, PowerPoint) e.a.
• AutoCad, MicroStation en andere CAD formaten.
• OpenOffice formaten.
• Adobe PDF, Illustrator e.a. formaten.
• Diverse grafische formaten zoals jpg, jpeg,tiff, gif, png, bmp, psp, mic,en vele anderen.
• Verder zie Platform.

Documenten kunnen met één klik vanuit een webbrowser worden gestart. Een belangrijke functionaliteit van het systeem is dat een gebruiker geen speciale handelingen hoeft te verrichten om een document te kunnen openen of op te slaan. Klik op een bepaald bestand, de daaraan gekoppelde applicatie wordt automatisch gestart en OpenIMS regelt de rest. U kunt direct aan de slag.

Dossier- of zaak type ondersteuning

De dossier interface van OpenIMS biedt een organisatie een centrale ingang om per werkproces of informatietype dossiers aan te leggen. Op basis van de autorisatie kan een medewerker toegang krijgen tot verschillende categorien. Per categorie worden de dossiers gepresenteerd. 

Dit betekent dat alle documentatie en informatie op één centrale plek kan worden geregistreerd en ontsloten voor alle medewerkers. De structuren per werkproces zijn gelijk zodat medewerkers gemakkelijk hun weg kunnen vinden.  U kunt per categorie de lijst doorzoeken, ook op delen van woorden. Tevens houdt het DMS bij welke dossiers u recent heeft bekeken en presenteert deze.

Op basis van een dossiertemplate wordt per werkproces of projecttype een dossier aangemaakt. Hierdoor wordt de structuur voor ieder project op dezelfde manier samengesteld en er kunnen de juiste documenten tijdens elke fase van het proces, die worden moeten worden ingevuld, klaargezet. 

DMS dossier

Ieder dossier bevat een mappenstructuur waarin documenten kunnen worden geplaatst. De documenten worden aan documentypes, ook wel workflows, gekoppeld die vervolgens bepalen wie wat mag doen en wanneer. 

Versiebeheer met audittrail

Als in een document een wijziging wordt gemaakt wordt er een nieuwe versie van het bestand gecreëerd. Dit geldt ook voor de meta-informatie. Een gebruiker kan op eenvoudige wijze zien wie, wanneer, wat heeft gewijzigd, een vorige versie in concept (read-only) bekijken of openen en indien gewenst een bepaalde wijziging terugdraaien (=versie terugzetten) indien de gebruiker daar de rechten toe heeft. 

Met deze functie kan precies de ontstaansgeschiedenis van een document worden weergegeven. Wie heeft het aangemaakt? Wie heeft het gewijzigd? Wat is er gewijzigd? Wanneer is dit gebeurd? Wie heeft wanneer welke beslissingen genomen (workflow)?

Abonneren op document(en) (subscriptie)

Een gebruiker kan aangeven of deze een e-mail notificatie wil ontvangen op het moment dat een document wordt gewijzigd. De gebruiker kan dit per document vastleggen.

Publicatie van documenten (bijvoorbeeld kwaliteitsdocumenten)

De documenten kunnen beschikbaar worden gesteld op uw inter-, intra of extranet, worden opgeslagen in een ander Document Management Systeem, of met een e-mail worden verstuurd. U kunt hierbij denken aan protocollen, project documenten, product handleidingen. Alle documenten binnen OpenIMS beschikken over een eigen url. Deze url kan vervolgens worden vastgelegd in een CRM, ERP of andere relationele database applicatie. Het grote voordeel is dat er altijd een url (hyperink) naar de laatst gepubliceerde versie van het document (bijvoorbeeld een projectplan) wijst. In de praktijk ondersteunen de meeste systemen het vastleggen van een url (hyperlink).