Interne en externe communicatie. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Internet en Web 2.0 toepassingen worden steeds belangrijker en ontwikkelen zich in een steeds sneller tempo. Om goed met uw klanten, medewerkers, leveranciers en partners te kunnen communiceren is een website onontbeerlijk. Bij meer dan de helft (63%) van alle aankopen binnen bedrijven en organisaties wordt internet gebruikt in het aankoopproces. Internet speelt vooral een rol in het verzamelen van informatie over het aanbod aan goederen en diensten. Ook wordt de aanschaf steeds vaker via het internet verricht. Dan moet uw internetsite of productinformatie altijd actueel zijn. En dan natuurlijk het liefst een internetsite die gemakkelijk te onderhouden is. 

U wilt dus snel en doortastend kunnen handelen, zonder afhankelijk te zijn van een andere afdeling (zoals bijvoorbeeld de ICT beheerafdeling) om uw werkzaamheden snel, efficiënt en kwalitatief goed uit te kunnen voeren. U wilt een persbericht, een nieuwe catalogus of een prijswijziging direct kunnen plaatsen zonder tussenkomst van anderen. De Time-To-Market is essentieel, tijd kost geld, en de opdrachtgever wacht niet lang.

Het gewenste systeem moet gericht zijn op medewerkers die zonder ICT kennis een hoogwaardige internetsite kunnen onderhouden. Hierbij is techniek niet het belangrijkste maar wel de functionaliteit die aan de medewerkers beschikbaar wordt gesteld. Bij voorkeur met bekende gereedschappen zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint en dergelijke.

Uw Intranet of bedrijfsportaal

U kunt op uw intranet of bedrijfsportaal content plaatsen via OpenIMS CMS. Belangrijke documenten zoals aanvragen, offertes, contracten, facturen, projectdocumentatie, bedrijfspresentaties, personeelshandboeken, technische handleidingen, raadsstukken (RIS) of notulen kunt u beschikbaar stellen via OpenIMS DMS met een voorkant (website) via OpenIMS CMS. 
OpenIMS DMS kan met alle denkbare type documenten en bestanden omgaan. Hiermee kan de creatie van documenten, dossiers en documentstromen (workflow en versiebeheer) volledig worden beheerd. Daarnaast zorgt de e-mail archivering oplossing er voor dat alle belangrijke e-mail correspondentie eenvoudig kan worden gearchiveerd en erg belangrijk, snel kan worden teruggevonden, via de geïntegreerde zoekmachine, ook als betrokken medewerkers bijvoorbeeld op vakantie zijn. Als laatste kunt u ook uw bedrijfsprocessen optimaliseren middels de ondersteuning van de OpenIMS BPMS omgeving. U kunt hiermee bijvoorbeeld de afhandeling van informatie aanvragen, of OL2000 formulierstromen, volledig ondersteunen binnen bijvoorbeeld een gemeente.

Uw rol

Als communicatie deskundige wilt u uw content zelf beheren en indien redactioneel afgerond zelf op de site kunnen publiceren zonder afhankelijkheid van de ICT ontwikkel-, en/of beheerafdeling. Daarom beschikt OpenIMS onder andere over een zeer gebruikersvriendelijke Content Management oplossing.
Daarin zijn onder meer de volgende functionaliteiten beschikbaar:

• Volledig webbased, snel en eenvoudig.
• Content creatie en modificatie m.b.v. Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Frontpage).
• Workflow en Redactie model (Multi Level Staging).
• Meertaligheid
• Ondersteuning voor meerdere websites en subsites.
• Publicatie / verlopen data.
• Volledige full-tekst zoekfaciliteiten.
• Uitgebreide beveiliging en gebruikersbeheer.
• Analyse van het bezoekersgedrag,
• en vele andere...

Actueel en aantrekkelijk

Om uw site zo aantrekkelijk mogelijk te maken en houden is het van belang dat er actuele en betrouwbare informatie op wordt geplaatst. Een gebruiker moet snel en eenvoudig content kunnen aanleveren en/of plaatsen. Hoe meer handelingen daartoe zijn vereist hoe hoger de drempel is om überhaupt content aan te leveren. Of het nu gaat om het plaatsen van het personeelshandboek, een formulier om een adreswijziging door te geven of het ondersteunen van een productie proces, het kan allemaal worden geplaatst en onderhouden met OpenIMS.

Borging binnen de organisatie

Binnen OpenIMS kan iedere afdeling c.q. bedrijfsonderdeel een eigen onderdeel van een site onderhouden waarbij u als communicatie deskundige alles onder controle kan houden.

Korte opleidingsperiode

Omdat OpenIMS gebruik maakt van Microsoft Word kunnen medewerkers over het algemeen na een zeer korte introductie direct aan de slag met OpenIMS.

Toekomst met OpenIMS

Met OpenIMS haalt u meer in huis dan alleen een content management oplossing. Dit is dan ook het grote verschil met bestaande CMS leveranciers. U heeft indien gewenst de beschikking over één geïntegreerde oplossing, waarbij u moet denken aan:

• Content Management.
• Document Management.
• E-mail archivering.
• Bedrijfsproces Management (o.a. digitale formulierstromen, dossier management).
• Portaal Management.

OpenIMS is volledig webbased, ofwel bereikbaar vanaf iedere plek waar u over een webbrowser beschikt; denk aan decentrale vestigingen, op locatie bij een klant, mobiel of vanaf de thuiswerkplek.

Geïntegreerde zoekmachine

De full tekst zoekmachine is in staat door de volledige content van de site te zoeken. Of het nu gaat om webpagina's, documenten, e-mail berichten en metagegevens, de zoekmachine levert een optimaal resultaat. Binnen dit resultaat kunnen ook diverse wegingsfactoren worden gedefinieerd, hierbij kunt u denken aan een zoekterm gevonden in de titel of in de metagegevens die er voor zorgen dat een resultaat hoger in het overzicht komt te staan. Daarnaast biedt de zoekmachine ook mogelijkheden om externe databronnen te doorzoeken zoals bijvoorbeeld een relationele database.

Aanvullende modules

Daarnaast beschikt de Enterprise editie van OpenIMS CMS ook over een aantal functionele modules zoals: een smoelen- of adressenboek, een discussie forum, webformulieren, nieuwspolls, een projectomgeving en dergelijke.

Maatwerk (integratie)

Doordat OpenIMS gebaseerd is op open standaarden zoals XML, ODBC en SOAP kunnen ook bestaande informatie systemen worden ontsloten binnen het intranet.
Klein beginnen en dan uitbouwen
OpenIMS biedt u een toekomstvaste infrastructuur die u langzaam kunt uitbouwen op basis van de behoeften van uw organisatie. Door de modulaire opbouw van OpenIMS kunnen nieuwe modules eenvoudig worden geactiveerd.