Woonhaven Antwerpen en Woonpunt Mechelen in OpenIMS
Woonhaven Antwerpen en Woonpunt Mechelen voorzien meer dan 20.000 gezinnen van een goed en betaalbaar thuis. Binnenkort worden de 335 medewerkers van de twee sociale huisvestingsmaatschappijen in hun werk ondersteund met een digitale werkplek van OpenIMS. Ze staan in de woorden van diensthoofd ICT & Beleidsinfo Jan Pieters (Woonhaven) voor 'de grootste mindswitch die we ooit hebben gedaan: afstappen van het klassieke denken in mappen en structuren en veel intuïtiever en natuurlijk te werk gaan'.
Om die mindswitch van mapjesdenken naar efficient vinden te maken, maken beide organisaties eerst een einde aan de versnippering, zoals je die bij veel organisatie nog aantreft. Pieters: ,,We willen af van de tientallen Excelsheets en andere databestanden die vandaag versnipperd zijn binnen onze organisatie. Alle informatie, bereikbaar via een centraal platform, daarom hebben we voor OpenSesame ICT gekozen.’ Medewerkers van Woonhaven en Woonpunt benaderen dat centrale platform via hun nieuwe digitale werkplekken. Die digitale werkplek wordt ontworpen op basis van user stories: 24 type medewerkers die elk een specifieke taak willen vervullen ( 'ik wil...') om een bepaald resultaat te behalen ('zodat...'). Zo zijn er gebruikers die 'op een veilige manier documenten willen kunnen delen met (geautoriseerde) externen', zodat zij 'geen publieke media moeten gebruiken voor gevoelige info'. En gebruikers die willen dat 'dossiers een juiste retentieperiode krijgen (periode huur +10 jaar, juridisch 10 jaar na afhandeling, facturen, ...)', zodat ze 'de AVG/GDPR en archiefwetgeving volgen'. Zo onstaat een representatief totaalpakket waarin OpenIMS CMS en DMS volledig ondersteunt.
De behoefte aan digitale werkplekken neemt een grote vlucht, zeker in combinatie met sociaal intranet. Organisaties zoals de stad Gent met M!A en nu ook Woonhaven en Woonpunt willen dat hun medewerkers op 'een gebruiksvriendelijke en inuïtieve manier bedrijfs- en klantinformatie kunnen benaderen, zaakgericht werken en door een aantal vooraf gedefinieerde processen met workflows worden geleid'. Toevoeging van sociale intranet-functionaliteiten versterkt de acceptatie en het gebruik, waardoor 'de communicatie binnen de organisatie wordt geoptimaliseerd'.
Woonhaven Antwerpen en Woonpunt Mechelen kozen na een gunningstraject voor OpenIMS en daarbij gaven de 'hele goede DMS basis' en the perfect score voor de intuïtieve werking van de interface mede de doorslag. Een belangrijk voordeel ten opzichte van de drie Sharepoint-mededingers is dat er geen 'extra standaardsoftware is vereist' en 'gegarandeerd geen afhankelijkheid is van een derde partij'. Pieters: ,,Ja, onze verwachtingen zijn hoog voor OpenIMS, we kijken ernaar uit om samen met hen aan de slag te gaan.’
